AI 办公怎么用：10 个日常场景照着做

发布于 2026-11-09 · 樱桃茶编辑部

AI 办公真正省时间的地方集中在三类活：写初稿、读长材料、写公式。周报、会议纪要、邮件这种有固定格式的东西，让它出第一稿；几十页的合同和 PDF，让它先把重点和原文位置找出来；Excel 公式，让它照着你的列名写，你负责核对。下面 10 个场景，每个都写了手上要有什么材料、一句能直接改了用的提示词、该要什么格式的结果，以及最容易出错、必须人工看一眼的地方。只想抄提示词的，直接看总表。

AI 办公能干的活，先分成写、读、算三类

分类的意义在于，三类活出错的方式完全不同。

写，指周报、邮件这类从素材变成文字的活。AI 写得很快，但它不知道你这周实际干了什么，素材给得越少，它补得越多，补出来的往往就是你没做过的"成果"。

读，指合同、长 PDF、会议转写稿。它擅长在长材料里找东西、归纳要点。风险在于漏看和看错，数字和否定句最要小心，一个"不"字看漏，"不承担"就成了"承担"。

算，指 Excel 公式、数据清洗、表格汇总。这里有个简单的原则：让它写公式，别让它直接报数。公式留在表里，对不对你拿几行数据一试就知道；它在对话里直接告诉你"总计 38,600 元"，你只能选择信或者不信。

如果你刚开始用，我建议先从"算"下手。对错当场就能验证，几次下来你就知道它靠不靠得住，也就知道写和读的活该放多少心。

10 个场景总表：材料、提示词、格式、检查点

表格每一行是一个场景。提示词里方括号的部分换成你自己的内容；最后一列是交出去之前必须亲手核对的那一处。

场景	手上的材料	提示词（可直接改）	要什么格式	必须人工看的一处
1. 写周报	本周的聊天记录、待办清单、零散笔记	下面是我这周的工作记录。按"已完成 / 进行中 / 下周计划 / 需要支持"四段写周报，每条一句话，原文里的数字照抄，原文没提到的事一件都不要加。	纯文字，或 Word	有没有多出来你没做过的事
2. 会议纪要	录音转写稿	见下一节的完整提示词	表格：结论 / 待办 / 负责人 / 截止时间	负责人和截止日期
3. Excel 公式与数据清洗	列名、三行样例数据、想要的结果、你的 Excel 版本	我用的是[Excel 版本]。A 列是工号，B 列是姓名，C 列是部门。我想在 F2 输入工号后显示部门，查不到就显示"未找到"。给我公式，并解释每个参数。	一个公式加解释	拿三行数据手算对一遍
4. 写邮件	要点、收件人是谁、你们什么关系	给合作方写一封延期通知：原因是[原因]，新的交付日期是[日期]。语气客气，道歉一次就够，150 字以内，不要写任何新的承诺。	纯文字	日期、金额、任何"保证""一定"
5. 读合同	合同的 PDF 或 Word	逐条找出付款、违约责任、解除合同、知识产权四类条款，每条写出原文条款号和原句，找不到的写"未找到"，不要概括成你自己的话。	表格	条款号能不能和原文对上
6. 做 PPT	一份方案文档或大纲	先别做文件。把这份方案拆成 10 页的逐页大纲：第 1 页封面，每页标题写成一句结论，正文不超过 4 条。	先要大纲，确认后再要 .pptx	每页上的数字和原文一致
7. 读长 PDF	报告、标书、研究材料	先把文中和[你关心的问题]有关的原文段落摘出来，标上页码；再只根据这些段落回答问题。	摘录加结论	抽两三条页码翻回去看
8. 翻译	原文、公司的术语表	把下面的内容译成英文。术语按附表的译法，表里没有又拿不准的术语，用括号标出来，不要自己定。	中英对照表	术语、数字单位、人名
9. 表格分析	导出的 CSV 或 Excel	按月份和区域汇总销售额，全部用公式计算，结果放新的工作表。最后用三句话说结论，并说明你用了哪几列。	Excel 文件加结论	汇总的总数是否等于原表总数
10. 培训材料	现有的操作说明、SOP、录屏的文字稿	把下面的操作说明改成新员工培训材料：先讲这件事为什么要做，再分步骤写，每一步配一个新人常犯的错，最后出 5 道判断题并附答案。	Word 文档	步骤顺序和系统里的真实界面是否一致

这些提示词有两个共同点：都写了"不要做什么"，要的格式都具体到拿来就能用。在我看来，这两点比纠结用哪个模型更值得花心思。提示词的结构怎么搭，提示词怎么写：一个结构加 12 个可抄模板讲得更细。

AI 写周报、会议纪要：手上只有录音转写稿怎么办？

转写稿是最常见的材料，也是最乱的：满篇口头禅，人名被转成同音字，说话人标签张冠李戴，同一件事来回讨论三遍。直接让 AI "总结一下"，它会把"讨论过"写成"决定了"，把没人认领的活安到某个人头上。

下面这段提示词专门防这两种错，可以原样复制：

下面是一场会议的转写稿，说话人标签可能不准。
请输出四部分：
1. 已经拍板的结论：每条注明是谁说的、出现在转写稿哪一段
2. 待办表格：事项 / 负责人 / 截止时间。原文没说负责人或时间的，写"未指定"，不要推测
3. 讨论过但没有结论的问题
4. 转写稿里听不清、前后矛盾的地方
不要写会议背景，也不要写总结段。

第 4 部分最有用。它会把"王总说下周三，后面李经理又说周五"这种矛盾挑出来，这正是会后最容易扯皮的地方。

周报的问题不一样，AI 爱"美化"：把"在推进"写成"已完成"，把"沟通了一次"写成"达成共识"。对付的办法是给它一份你以前写过的周报当格式样例，再明确一句"原文里的状态词不许改"。周报交上去之前，挑最显眼的两条成果，回想一下自己是不是真做完了。

Excel：让 AI 写公式，还是让它直接改表？

我的建议是：优先让它写公式，表留在你手里。公式能检查、能复用，下个月换一批数据还能接着用；让它直接改表，你拿回来的是一堆结果，中间怎么算的看不到。只有一种情况我会让它直接出新文件：一次性的整理活，并且原表已经备份。

提问时给全四样东西：列名、三行样例、想要的结果、你的 Excel 版本。版本这一项很多人会漏，而它决定了 AI 给的公式你能不能用。下面几条是办公里最常见的需求，语法按微软官方文档核对过，用之前请在自己的表里拿几行数据试一下：

按工号查部门（A 列工号、C 列部门、E2 是要查的工号）：=XLOOKUP(E2,A:A,C:C,"未找到")。第 4 个参数是查不到时显示的内容，不写就会出现 #N/A。
同样的需求，版本较老时用：=IFERROR(INDEX(C:C,MATCH(E2,A:A,0)),"未找到")。微软文档的说明是 Excel 2016 和 2019 里没有 XLOOKUP。
把"张三-销售部-华东"拆成三列：=TEXTSPLIT(A2,"-")。微软文档列出的适用版本是 Microsoft 365 和 Excel 2024。
清掉从网页复制来的空格：=TRIM(SUBSTITUTE(A2,CHAR(160)," "))。单用 TRIM 清不掉网页里常见的不换行空格（字符代码 160），微软的 TRIM 文档里写明了这一点。问 AI 时顺手说一句"数据是从网页复制的"，它才知道要处理这种空格。
华东区 10 月 1 日起（含当天）的销售额合计（B 列区域、C 列日期、D 列金额）：=SUMIFS(D:D,B:B,"华东",C:C,">="&DATE(2026,10,1))。

用 WPS 的话，据 IT之家 2021 年 10 月的报道，金山办公宣布 WPS 支持 XLOOKUP，更新到当时最新的 Windows 版即可使用；TEXTSPLIT 我没找到 WPS 官方的支持说明，拿不准就先用 INDEX、MATCH 这类老函数。数据清洗还有一个检查方法很土但管用：清洗前后各数一次行数，对不上就说明哪里被合并或删掉了。

读合同、读长 PDF：怎么让它不漏？

长材料的关键在于让 AI 先找原文，再下结论。Anthropic 的官方提示词文档针对 2 万 token 以上的长输入给了两条建议：长文档放在提示词前面，问题和指令放在最后，文档说在他们的测试里，问题放末尾能让回答质量最多提升 30%，多份文档混在一起时尤其明显；另一条是先让模型摘出相关原文，再基于摘录作答。上面总表第 5、7 条的写法就是照这个思路来的。

合同有一条底线：AI 负责把条款找出来、标上条款号，签不签、风险能不能接受，由你或者法务判断。扫描件要先确认 AI 能读出文字，读不出来的页它不会主动告诉你漏了。更完整的做法（分章节读、怎么防漏页）放在 AI 总结 PDF 和长文档：怎么不漏重点。

AI 做 PPT，为什么要先要大纲？

一步到位生成 PPT，最常见的结果是页数够了，每页都是"全面提升""持续优化"这种放哪家公司都成立的空话。分两步走会好很多：先要逐页大纲，你删改、补上真实数据，确认后再让它生成文件。每页标题写成一句结论（"华东区成本比去年低 8%"，而不是"成本分析"），这一条能让整套 PPT 读起来像人做的。从大纲到可编辑文件的完整流程，见 AI 做 PPT 完整流程：从大纲到可编辑文件。

哪些活别交给 AI？

这几类我建议始终自己把关，AI 最多起草：

核对数字。它可以帮你把文中所有数字列成一张核对清单，最后对账那一步自己做。语言模型的本职是生成文字，不是计算器，需要算的地方一律落到 Excel 公式里。
对外承诺。报价、交期、赔偿、给客户的致歉措辞，发出前每个字自己过一遍。AI 起草时可能顺手加一句"我们保证"，这句话最后是要你来兑现的。
涉密材料。客户个人信息、没公开的财务数据、公司规定不许外传的文件，先看公司制度。确实要用，就先脱敏：人名换代号，金额换成比例。
需要担责的决定。合同签不签、人事怎么处理，AI 可以帮你把利弊列清楚，拍板的只能是人。

一套最小工作流：材料、提示词、文件、人工过一遍

材料一次给全。原始记录、样例、术语表都贴进去，别让它猜。
提示词写清四件事：做什么、依据哪些材料、要什么格式、不许做什么。
要能直接用的文件，一大段文字还得你自己往文档里搬。在樱桃茶里，选 GPT、Claude、Grok、Gemini 系列中支持工具调用的模型，说一句话就能生成可下载的 Word、Excel、PPT，还能在线预览；PDF、Word、Excel 上传后可以直接问。技能列表里有现成的「周报 / 日报」「会议纪要」「Excel 表格与建模」「合同审查」「翻译润色」，选中就能用。各个入口在樱桃茶首页的功能总览里。
人工过一遍。对着总表最后一列，只查那一处，通常几分钟就够。

赶时间的时候，第 4 步最容易被省掉。可以把总表最后一列抄成一张便签，贴在显示器边上。

常见问题

免费的 AI 办公软件够用吗？ 偶尔写封邮件、改一段话，免费档一般够用。天天读长 PDF、生成文件的话，免费档常见的次数和文件大小限制会卡住你，各家规则不同，以官方说明为准。如果你打算在樱桃茶天天用，可以看精选模型无限卡：写作时（2026 年 11 月）月卡 ¥120、年卡 ¥600，有效期内 GPT-6 Luna、Claude Haiku 5.5 等 11 个精选模型不限次数，到期不自动扣费，价格以樱桃茶商店页为准。

公司资料能上传给 AI 吗？ 先看公司规定，规定不许的就别传。各家平台的数据处理方式不同，以樱桃茶为例，常见问题页写的是：为了生成回答，对话内容会发给对应的模型服务商处理；樱桃茶用它来计费、记住上下文和防止滥用，不会用来投放广告，也不会出售给第三方数据公司。樱桃茶不是 OpenAI、Anthropic、Google 的官方产品，是通过各家模型接口接入的。所以涉密内容的原则不变：能脱敏就脱敏，不能脱敏的不传。

AI 写的周报，领导看得出来吗？ 看得出来的通常是两样：空话多，没有具体数字。用你自己的原始记录当材料，要求"原文数字照抄、不许新增事项"，写出来的东西就是你这周真实的工作，只是排得更整齐。

手上正好有一份要写的周报或要读的 PDF，可以拿总表里对应那一行的提示词，在樱桃茶里先试一次。

参考来源

Microsoft Support，XLOOKUP function（2026-11-07 访问）：https://support.microsoft.com/en-us/office/xlookup-function-b7fd680e-6d10-43e6-84f9-88eae8bf5929
Microsoft Support，TEXTSPLIT function（2026-11-07 访问）：https://support.microsoft.com/en-us/office/textsplit-function-b1ca414e-4c21-4ca0-b1b7-bdecace8a6e7
Microsoft Support，TRIM function（2026-11-07 访问）：https://support.microsoft.com/en-us/office/trim-function-410388fa-c5df-49c6-b16c-9e5630b479f9
Anthropic，Prompting best practices，Long context prompting 一节（2026-11-07 访问）：https://platform.claude.com/docs/en/build-with-claude/prompt-engineering/claude-prompting-best-practices
IT之家，金山办公 WPS 正式支持 XLOOKUP 函数，2021-10-27：https://www.ithome.com/0/583/132.htm

关于本文

本文由樱桃茶编辑部撰写，AI 辅助检索和初稿，编辑逐条核对了来源、站内价格和技能名称。文中公式按微软官方文档核对了语法，没有在 Excel 和 WPS 各版本里实机测试，使用前请先用几行数据验证。