AI 辦公怎麼用：10 個日常場景照著做

釋出於 2026-11-09 · 櫻桃茶編輯部

AI 辦公真正省時間的地方集中在三類活：寫初稿、讀長材料、寫公式。週報、會議紀要、郵件這種有固定格式的東西，讓它出第一稿；幾十頁的合同和 PDF，讓它先把重點和原文位置找出來；Excel 公式，讓它照著你的列名寫，你負責核對。下面 10 個場景，每個都寫了手上要有什麼材料、一句能直接改了用的提示詞、該要什麼格式的結果，以及最容易出錯、必須人工看一眼的地方。只想抄提示詞的，直接看總表。

AI 辦公能幹的活，先分成寫、讀、算三類

分類的意義在於，三類活出錯的方式完全不同。

寫，指週報、郵件這類從素材變成文字的活。AI 寫得很快，但它不知道你這週實際幹了什麼，素材給得越少，它補得越多，補出來的往往就是你沒做過的"成果"。

讀，指合同、長 PDF、會議轉寫稿。它擅長在長材料裡找東西、歸納要點。風險在於漏看和看錯，數字和否定句最要小心，一個"不"字看漏，"不承擔"就成了"承擔"。

算，指 Excel 公式、資料清洗、表格彙總。這裡有個簡單的原則：讓它寫公式，別讓它直接報數。公式留在表裡，對不對你拿幾行資料一試就知道；它在對話裡直接告訴你"總計 38,600 元"，你只能選擇信或者不信。

如果你剛開始用，我建議先從"算"下手。對錯當場就能驗證，幾次下來你就知道它靠不靠得住，也就知道寫和讀的活該放多少心。

10 個場景總表：材料、提示詞、格式、檢查點

表格每一行是一個場景。提示詞裡方括號的部分換成你自己的內容；最後一列是交出去之前必須親手核對的那一處。

場景	手上的材料	提示詞（可直接改）	要什麼格式	必須人工看的一處
1. 寫週報	本週的聊天記錄、待辦清單、零散筆記	下面是我這週的工作記錄。按"已完成 / 進行中 / 下週計劃 / 需要支援"四段寫週報，每條一句話，原文裡的數字照抄，原文沒提到的事一件都不要加。	純文字，或 Word	有沒有多出來你沒做過的事
2. 會議紀要	錄音轉寫稿	見下一節的完整提示詞	表格：結論 / 待辦 / 負責人 / 截止時間	負責人和截止日期
3. Excel 公式與資料清洗	列名、三行樣例資料、想要的結果、你的 Excel 版本	我用的是[Excel 版本]。A 列是工號，B 列是姓名，C 列是部門。我想在 F2 輸入工號後顯示部門，查不到就顯示"未找到"。給我公式，並解釋每個引數。	一個公式加解釋	拿三行資料手算對一遍
4. 寫郵件	要點、收件人是誰、你們什麼關係	給合作方寫一封延期通知：原因是[原因]，新的交付日期是[日期]。語氣客氣，道歉一次就夠，150 字以內，不要寫任何新的承諾。	純文字	日期、金額、任何"保證""一定"
5. 讀合同	合同的 PDF 或 Word	逐條找出付款、違約責任、解除合同、智慧財產權四類條款，每條寫出原文條款號和原句，找不到的寫"未找到"，不要概括成你自己的話。	表格	條款號能不能和原文對上
6. 做 PPT	一份方案文件或大綱	先別做檔案。把這份方案拆成 10 頁的逐頁大綱：第 1 頁封面，每頁標題寫成一句結論，正文不超過 4 條。	先要大綱，確認後再要 .pptx	每頁上的數字和原文一致
7. 讀長 PDF	報告、標書、研究材料	先把文中和[你關心的問題]有關的原文段落摘出來，標上頁碼；再只根據這些段落回答問題。	摘錄加結論	抽兩三條頁碼翻回去看
8. 翻譯	原文、公司的術語表	把下面的內容譯成英文。術語按附表的譯法，表裡沒有又拿不準的術語，用括號標出來，不要自己定。	中英對照表	術語、數字單位、人名
9. 表格分析	匯出的 CSV 或 Excel	按月份和區域彙總銷售額，全部用公式計算，結果放新的工作表。最後用三句話說結論，並說明你用了哪幾列。	Excel 檔案加結論	彙總的總數是否等於原表總數
10. 培訓材料	現有的操作說明、SOP、錄屏的文字稿	把下面的操作說明改成新員工培訓材料：先講這件事為什麼要做，再分步驟寫，每一步配一個新人常犯的錯，最後出 5 道判斷題並附答案。	Word 文件	步驟順序和系統裡的真實介面是否一致

這些提示詞有兩個共同點：都寫了"不要做什麼"，要的格式都具體到拿來就能用。在我看來，這兩點比糾結用哪個模型更值得花心思。提示詞的結構怎麼搭，提示詞怎麼寫：一個結構加 12 個可抄模板講得更細。

AI 寫週報、會議紀要：手上只有錄音轉寫稿怎麼辦？

轉寫稿是最常見的材料，也是最亂的：滿篇口頭禪，人名被轉成同音字，說話人標籤張冠李戴，同一件事來回討論三遍。直接讓 AI "總結一下"，它會把"討論過"寫成"決定了"，把沒人認領的活安到某個人頭上。

下面這段提示詞專門防這兩種錯，可以原樣複製：

下面是一場會議的轉寫稿，說話人標籤可能不準。
請輸出四部分：
1. 已經拍板的結論：每條註明是誰說的、出現在轉寫稿哪一段
2. 待辦表格：事項 / 負責人 / 截止時間。原文沒說負責人或時間的，寫"未指定"，不要推測
3. 討論過但沒有結論的問題
4. 轉寫稿裡聽不清、前後矛盾的地方
不要寫會議背景，也不要寫總結段。

第 4 部分最有用。它會把"王總說下週三，後面李經理又說週五"這種矛盾挑出來，這正是會後最容易扯皮的地方。

週報的問題不一樣，AI 愛"美化"：把"在推進"寫成"已完成"，把"溝通了一次"寫成"達成共識"。對付的辦法是給它一份你以前寫過的週報當格式樣例，再明確一句"原文裡的狀態詞不許改"。週報交上去之前，挑最顯眼的兩條成果，回想一下自己是不是真做完了。

Excel：讓 AI 寫公式，還是讓它直接改表？

我的建議是：優先讓它寫公式，表留在你手裡。公式能檢查、能複用，下個月換一批資料還能接著用；讓它直接改表，你拿回來的是一堆結果，中間怎麼算的看不到。只有一種情況我會讓它直接出新檔案：一次性的整理活，並且原表已經備份。

提問時給全四樣東西：列名、三行樣例、想要的結果、你的 Excel 版本。版本這一項很多人會漏，而它決定了 AI 給的公式你能不能用。下面幾條是辦公里最常見的需求，語法按微軟官方文件核對過，用之前請在自己的表裡拿幾行資料試一下：

按工號查部門（A 列工號、C 列部門、E2 是要查的工號）：=XLOOKUP(E2,A:A,C:C,"未找到")。第 4 個引數是查不到時顯示的內容，不寫就會出現 #N/A。
同樣的需求，版本較老時用：=IFERROR(INDEX(C:C,MATCH(E2,A:A,0)),"未找到")。微軟文件的說明是 Excel 2016 和 2019 裡沒有 XLOOKUP。
把"張三-銷售部-華東"拆成三列：=TEXTSPLIT(A2,"-")。微軟文件列出的適用版本是 Microsoft 365 和 Excel 2024。
清掉從網頁複製來的空格：=TRIM(SUBSTITUTE(A2,CHAR(160)," "))。單用 TRIM 清不掉網頁裡常見的不換行空格（字元程式碼 160），微軟的 TRIM 文件裡寫明瞭這一點。問 AI 時順手說一句"資料是從網頁複製的"，它才知道要處理這種空格。
華東區 10 月 1 日起（含當天）的銷售額合計（B 列區域、C 列日期、D 列金額）：=SUMIFS(D:D,B:B,"華東",C:C,">="&DATE(2026,10,1))。

用 WPS 的話，據 IT之家 2021 年 10 月的報道，金山辦公宣佈 WPS 支援 XLOOKUP，更新到當時最新的 Windows 版即可使用；TEXTSPLIT 我沒找到 WPS 官方的支援說明，拿不準就先用 INDEX、MATCH 這類老函式。資料清洗還有一個檢查方法很土但管用：清洗前後各數一次行數，對不上就說明哪裡被合併或刪掉了。

讀合同、讀長 PDF：怎麼讓它不漏？

長材料的關鍵在於讓 AI 先找原文，再下結論。Anthropic 的官方提示詞文件針對 2 萬 token 以上的長輸入給了兩條建議：長文件放在提示詞前面，問題和指令放在最後，文件說在他們的測試裡，問題放末尾能讓回答質量最多提升 30%，多份文件混在一起時尤其明顯；另一條是先讓模型摘出相關原文，再基於摘錄作答。上面總表第 5、7 條的寫法就是照這個思路來的。

合同有一條底線：AI 負責把條款找出來、標上條款號，籤不籤、風險能不能接受，由你或者法務判斷。掃描件要先確認 AI 能讀出文字，讀不出來的頁它不會主動告訴你漏了。更完整的做法（分章節讀、怎麼防漏頁）放在 AI 總結 PDF 和長文件：怎麼不漏重點。

AI 做 PPT，為什麼要先要大綱？

一步到位生成 PPT，最常見的結果是頁數夠了，每頁都是"全面提升""持續最佳化"這種放哪家公司都成立的空話。分兩步走會好很多：先要逐頁大綱，你刪改、補上真實資料，確認後再讓它生成檔案。每頁標題寫成一句結論（"華東區成本比去年低 8%"，而不是"成本分析"），這一條能讓整套 PPT 讀起來像人做的。從大綱到可編輯檔案的完整流程，見 AI 做 PPT 完整流程：從大綱到可編輯檔案。

哪些活別交給 AI？

這幾類我建議始終自己把關，AI 最多起草：

核對數字。它可以幫你把文中所有數字列成一張核對清單，最後對賬那一步自己做。語言模型的本職是生成文字，不是計算器，需要算的地方一律落到 Excel 公式裡。
對外承諾。報價、交期、賠償、給客戶的致歉措辭，發出前每個字自己過一遍。AI 起草時可能順手加一句"我們保證"，這句話最後是要你來兌現的。
涉密材料。客戶個人資訊、沒公開的財務資料、公司規定不許外傳的檔案，先看公司制度。確實要用，就先脫敏：人名換代號，金額換成比例。
需要擔責的決定。合同籤不籤、人事怎麼處理，AI 可以幫你把利弊列清楚，拍板的只能是人。

一套最小工作流：材料、提示詞、檔案、人工過一遍

材料一次給全。原始記錄、樣例、術語表都貼進去，別讓它猜。
提示詞寫清四件事：做什麼、依據哪些材料、要什麼格式、不許做什麼。
要能直接用的檔案，一大段文字還得你自己往文件裡搬。在櫻桃茶裡，選 GPT、Claude、Grok、Gemini 系列中支援工具呼叫的模型，說一句話就能生成可下載的 Word、Excel、PPT，還能線上預覽；PDF、Word、Excel 上傳後可以直接問。技能列表裡有現成的「週報 / 日報」「會議紀要」「Excel 表格與建模」「合同審查」「翻譯潤色」，選中就能用。各個入口在櫻桃茶首頁的功能總覽裡。
人工過一遍。對著總表最後一列，只查那一處，通常幾分鐘就夠。

趕時間的時候，第 4 步最容易被省掉。可以把總表最後一列抄成一張便籤，貼在顯示器邊上。

常見問題

免費的 AI 辦公軟體夠用嗎？ 偶爾寫封郵件、改一段話，免費檔一般夠用。天天讀長 PDF、生成檔案的話，免費檔常見的次數和檔案大小限制會卡住你，各家規則不同，以官方說明為準。如果你打算在櫻桃茶天天用，可以看精選模型無限卡：寫作時（2026 年 11 月）月卡 ¥120、年卡 ¥600，有效期內 GPT-6 Luna、Claude Haiku 5.5 等 11 個精選模型不限次數，到期不自動扣費，價格以櫻桃茶商店頁為準。

公司資料能上傳給 AI 嗎？ 先看公司規定，規定不許的就別傳。各家平臺的資料處理方式不同，以櫻桃茶為例，常見問題頁寫的是：為了生成回答，對話內容會發給對應的模型服務商處理；櫻桃茶用它來計費、記住上下文和防止濫用，不會用來投放廣告，也不會出售給第三方資料公司。櫻桃茶不是 OpenAI、Anthropic、Google 的官方產品，是通過各家模型介面接入的。所以涉密內容的原則不變：能脫敏就脫敏，不能脫敏的不傳。

AI 寫的週報，領導看得出來嗎？ 看得出來的通常是兩樣：空話多，沒有具體數字。用你自己的原始記錄當材料，要求"原文數字照抄、不許新增事項"，寫出來的東西就是你這週真實的工作，只是排得更整齊。

手上正好有一份要寫的週報或要讀的 PDF，可以拿總表裡對應那一行的提示詞，在櫻桃茶裡先試一次。

參考來源

Microsoft Support，XLOOKUP function（2026-11-07 訪問）：https://support.microsoft.com/en-us/office/xlookup-function-b7fd680e-6d10-43e6-84f9-88eae8bf5929
Microsoft Support，TEXTSPLIT function（2026-11-07 訪問）：https://support.microsoft.com/en-us/office/textsplit-function-b1ca414e-4c21-4ca0-b1b7-bdecace8a6e7
Microsoft Support，TRIM function（2026-11-07 訪問）：https://support.microsoft.com/en-us/office/trim-function-410388fa-c5df-49c6-b16c-9e5630b479f9
Anthropic，Prompting best practices，Long context prompting 一節（2026-11-07 訪問）：https://platform.claude.com/docs/en/build-with-claude/prompt-engineering/claude-prompting-best-practices
IT之家，金山辦公 WPS 正式支援 XLOOKUP 函式，2021-10-27：https://www.ithome.com/0/583/132.htm

關於本文

本文由櫻桃茶編輯部撰寫，AI 輔助檢索和初稿，編輯逐條核對了來源、站內價格和技能名稱。文中公式按微軟官方文件核對了語法，沒有在 Excel 和 WPS 各版本里實機測試，使用前請先用幾行資料驗證。